Hoe de telefoon professioneel te beantwoorden

Inhoud

• routebeschrijving

Voor bedrijven is het van essentieel belang om de telefoon op een professionele en beleefde manier te beantwoorden. De telefoon blijft het primaire communicatiemiddel tussen de meeste bedrijven en hun klanten. Als u enkele klantrecensies voor bedrijven leest, zult u merken dat zij de neiging hebben om een ​​algemene mening over een bedrijf te vormen op basis van hoe zij aan de telefoon worden behandeld. Klanten beoordelen op basis van het aantal beltonen voordat oproepen worden beantwoord, hoe ze worden begroet, hoe lang ze wachten en of ze tevreden zijn aan het einde van het gesprek.

routebeschrijving

Je moet altijd glimlachen als je de telefoon opneemt. (Jupiterimages / Pixland / Getty Images)

1. Beantwoord de telefoon vóór de derde keer overgaan. Omdat dit misschien niet elke keer mogelijk is, zou dit het algemene doel moeten zijn. Klanten zien het niet als iets professioneels wanneer hun telefoontjes niet snel worden beantwoord. Zelfs als u de oproep niet meteen kunt beantwoorden, groet de klant dan en vraag hem even te wachten.

2. Beantwoord de telefoon professioneel. In de meeste bedrijven werkt een standaardbegroeting goed, en u kunt een bedrijfsbreed beleid maken zodat alle oproepen op dezelfde manier worden beantwoord. Gebruik een eenvoudige begroeting met uw bedrijfsnaam en vraag hoe u kunt helpen. U kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: "Goedemiddag en bedankt voor het bellen van XXX. Hoe kan ik u helpen?"

   
   

3. Luister aandachtig terwijl de klant praat. Cliënten worden boos als ze denken dat de persoon geen aandacht schenkt aan wat ze zeggen of dat ze vaak moeten herhalen wat ze net hebben gezegd. Vermijd andere activiteiten terwijl u aan het bellen bent en besteed uw volledige aandacht aan de klant.

4. Lach terwijl je praat. Als je lacht, lijkt het prettiger om aan de telefoon te doen en klanten reageren er positief op. Wees ook altijd aardig en beleefd, zelfs als de klant nerveus is en niet aardig is.

5. Spreek langzaam en duidelijk bij het uitleggen van iets aan de klant. Klanten willen niet gehaast worden, alsof je de oproep meteen probeert te sluiten. Het is vooral belangrijk om langzaam en duidelijk te spreken bij het uitleggen van langdurige processen of het uitleggen van het bedrijfsbeleid. U moet alles in detail uitleggen zodat de klant het perfect begrijpt en er geen twijfel over bestaat.