Hoe stap voor stap een stroomdiagram voor een loonlijstensysteem

Inhoud

• routebeschrijving
• tips

Een salarissysteem is noodzakelijk, omdat u hierdoor uw loonlijst kunt verwerken. De drie soorten systemen zijn: handmatig, geautomatiseerd (gebruikt door het bedrijf zelf) en extern (uitbesteed). Het handmatige systeem vereist dat u met de hand verwerkt, geautomatiseerd, lokaal gemaakt, software gebruikt om de loonlijst te verwerken en het externe systeem betekent outsourcing naar een serviceprovider. Het stroomdiagram van een salarissysteem toont de volgorde waarin u het verwerkt, optimaliseert de procedure en maakt u op de hoogte van alles.

routebeschrijving

Een stroomschema toont de volgorde van uw payroll-verwerkingsfuncties (processtroomafbeelding door Christopher Hall van Fotolia.com)

1. Teken het stroomdiagram met een kantoorprogrammapakket - dit is de beste manier om een ​​professionele uitstraling te krijgen. U kunt de grafiek echter met de hand tekenen. Maak dozen en pijlen die de stroom van payroll-verwerking laten zien, zoals waar het begint en eindigt.

2. Maak een stroomdiagram voor een handmatig salarissysteem. Het moet alle handmatige taken weergeven die zijn betrokken bij het verwerken van uw payroll via dit systeem.

   Voorbeeld: verzamel puntkaarten, controleer ze om de status van elke werknemer te zien, neem contact op met toezichthouders over fouten of twijfelachtige situaties en bereken handmatig elke puntkaart. Maak een reeks met verwerkingsplichten, zoals handmatige berekening van lonen, wettelijke aftrekposten (zoals loonheffingen), vrijwillige aftrekposten (zoals pensioen en gezondheidsvoordelen) en loonbetaling. Voer een andere reeks uit waarin taken na de verwerking worden weergegeven, zoals het handmatig maken en weergeven van loonadministratie, het maken en publiceren van dagelijkse boekingen en het plaatsen van salarissen bij de bank.

   
   

3. Maak een stroomschema voor het geautomatiseerde systeem dat in het bedrijf zelf wordt gebruikt. Dit systeem elimineert handmatige verwerking. Maak het stroomdiagram specifiek voor uw payroll-softwarevereisten.

   Voorbeeld: vernieuw de puntgegevens in de software, bekijk deze en onderzoek wat open is. Verwerk de loonlijst via de software, druk het voorverwerkingsrapport af, controleer het blad door het rapport en breng de nodige wijzigingen aan.Maak en verstuur directe stortingsdossiers naar de bank, deponeer werknemersfondsen, betaal bankkosten en sluit de loonlijst. Met name wanneer u de loonlijst sluit, worden de salarisgegevens volledig opgeslagen voor de betalingsperiode op het systeem.

4. Maak een stroomdiagram voor het externe systeem. Bij het uitbesteden van uw payroll zal de serviceprovider u vragen om de sheetgegevens in te dienen voor elke betaalperiode. De provider biedt u gewoonlijk de mogelijkheid om de gegevens via fax, e-mail of online te verzenden. Het stroomschema moet details bevatten over de vereiste methode.

   
   

   Voorbeeld van de online methode: bekijk de gegevens op de werkdag, neem contact op met de supervisor voor verduidelijking, rapporteer wijzigingen in loon voor werknemers en werktijdgegevens op het leverancierssysteem. Controleer de ingevoerde gegevens via het online systeem van de leverancier, dien de ontvangen loonlijstgegevens in en verstuur de lonen.

tips

• Maak het stroomdiagram zodat het betrekking heeft op elk loonlijstproces. Werk het bij wanneer er een systeemwijziging plaatsvindt.
• Het stroomdiagram moet federale en staatsbelastingverplichtingen bevatten, zoals inkomstenbelastingbetalingen en rapportage.