Inhoud
De receptie is vaak de deur van het bedrijf en zeker deze afdeling van het kantoor weerspiegelt de organisatiecultuur van het bedrijf en dus de persoon die ook de functie van receptionist bekleedt. Eerste indrukken zijn van het grootste belang in de bedrijfswereld, maar er zijn meer dingen in deze functie betrokken dan het maken van een goede indruk op bezoekers. De functie van receptionist is een veelzijdige functie die, indien opgedeeld in werktaken, gemakkelijk meerdere werknemers kan vereisen.
voordelen
De receptioniste is de eerste persoon die klanten en consumenten begroet en kondigt aan dat ze het personeel of de directiesecretaresse ondersteunen met behulp van e-mail of een intercomsysteem. Vaak kan het interfereren wanneer de manager niet gestoord wil worden. De receptie is in staat om te werken met administratieve diensten, zodat u geen tijdelijke werknemers hoeft in te huren.
karakter
De positie van receptionist valt onder de administratieve categorie en de meeste rapporteert rechtstreeks aan HR, een administratieve coördinator of de officemanager. Multitasking is meer dan alleen een buzzword in relatie tot de receptionist. In stillere tijden kan ze op een geïntegreerde manier overstappen naar een archivaris of een andere administratief medewerker, waardoor er geen extra administratief personeel nodig is in het kantoor waar de bestanden zich bevinden.
overwegingen
De receptie is de industrie die vertrouwelijkheid vereist, en deze functie vereist training om het onder de knie te krijgen. De persoon die voor de functie wordt gekozen, heeft de verantwoordelijkheid om eventuele veiligheidscodes en -normen in acht te nemen. Bij het inhuren moeten managers de achtergrondcontrole als een vereiste beschouwen.
passiva
Omdat de receptioniste zelden directe rapporten heeft, vereist de functie het vermogen om te excelleren in time management en excellentie in relatie tot de klant. Enkele belangrijke functies van de receptionist zijn: het beantwoorden van telefoons, het ontvangen en begroeten van clients, het archiveren van documenten en het ondersteunen van andere afdelingen (bijv. Boekhouding), provisioning, markeren en verwijderen van vergaderingen, het maken van bezoeken, het sorteren en verspreiden van mail.
verwachtingen
Van de receptionist wordt verwacht dat hij dezelfde vaardigheden heeft als een administratief medewerker, aangezien de taken maar weinig verschillen. Competentieniveaus in Microsoft Office of andere kantoorautomatisering moeten boven het basisniveau liggen. Wanneer een administratief medewerker gewoonlijk ondersteunende administratieve functies in een kantoor vervult, loopt de receptionist altijd voor op alle bezoekers. Met dat in gedachten, zal uw gedrag altijd professioneel zijn. Van haar wordt ook verwacht dat ze haar dagelijkse prioriteiten kent, omdat afleidingen en minder belangrijke taken op elk moment verschijnen.