Inhoud
Bedrijven worden steeds meer geïntegreerd met internet, dus het is veel gebruikelijker om brieven per e-mail te ontvangen dan door verouderde traditionele post. Voer uw bedrijf professioneel uit met de juiste e-mailtechnieken.
routebeschrijving
-
Detail van de onderwerpregel. Leidinggevenden klagen vaak over e-mails met vage of lege onderwerpen, en deze gaan meestal naar ongewenste e-mail. Vermijd genegeerd te worden, leg een rechtlijnig en grondig onderwerp.
-
Zeg hallo. Zakelijke e-mails zijn zo informeel geworden dat sommige mensen de tekst zelfs niet met een groet beginnen. Vermijd deze gewoonte. Behandel de persoon die je schrijft op de juiste manier, gebruik de voorkeur om een dubbele punt met een komma te gebruiken. Bijvoorbeeld: "Geachte heer Smith:" is de juiste manier om dit type e-mail te starten. U kunt naar de komma overschakelen zodra het dialoogvenster is ingesteld.
-
Samen te vatten. Sla het deel van het levensverhaal over en kom meteen ter zake. Werkmails moeten klein en bondig zijn. U kunt met uw collega praten over het verjaardagsfeestje van uw kind in de koffiekamer, nooit in het rapport dat naar haar wordt gestuurd.
-
Kies een afsluitingsregel en blijf daarbij. Als u liever uw e-mail beëindigt met "Dank u", doe dit dan altijd op deze manier. Sommigen geven de voorkeur aan "Oprecht" of "Plechtig". Als u een vaste marktafscherming hebt, zullen mensen u associëren met uw e-mails en weten dat u een zakenpartner bent.
-
Maak een informatieve maar ingesloten handtekening. Zakelijke e-mailhandtekeningen moeten uw volledige naam (niet alleen de initialen), uw positie, uw bedrijfsnaam en relevante informatie bevatten die de ontvanger nodig heeft om contact te houden. Weersta de drang om een handtekening van tien regels te maken, omdat deze niet goed te zien zijn in de zakenwereld.
tips
- Controleer altijd het schrijven en corrigeer uw zakelijke e-mail. Het is niet omdat je via internet communiceert dat je geen formaliteit hebt. Vermijd het gebruik van uitroeptekens, de intonatie is moeilijk te interpreteren in een e-mail. Houd een neutrale lucht aan met behulp van punten in plaats van uitroepen. De meeste mensen geven er de voorkeur aan dat de documenten als bijlage en niet in de body van de e-mail worden verzonden.
waarschuwing
- Denk aan de kracht van "CC" en "CCO" wanneer het overeenkomt met werk. Uw e-mail kan op elk moment worden gelezen door iemand die een exemplaar heeft ontvangen, dus het is belangrijk om professioneel te blijven.