Inhoud
Bij grote projecten zijn mensen nodig die ervoor kunnen zorgen dat alles goed verloopt. Afhankelijk van de omvang van het project hebben bedrijven mogelijk een dispatcher en een coördinator nodig om ervoor te zorgen dat relevante informatie naar de juiste kanalen stroomt. Geen van deze functies heeft echter de bevoegdheid om enig deel van het project of de manier waarop het wordt uitgevoerd te veranderen.
Verzender
De projectdispatcher bewaakt de voortgang van het project en rapporteert aan het senior management. Hij coördineert alle communicatie tussen de betrokken partijen, waaronder coördinatieverantwoordelijkheden met honderden mensen en organisaties. Hij moet er ook voor zorgen dat de juiste informatie het senior management bereikt, zodat ze beslissingen nemen die het project gaande houden. Dispatchers zijn meestal gespecialiseerd in een specifiek vakgebied, zoals constructie of software engineering.
Verplichtingen van de afzender
De specifieke taken van de dispatcher zijn afhankelijk van zijn vakgebied. Zijn belangrijkste rol is echter het oplossen van de vele conflicten die tijdens een project ontstaan. In het bijzonder moet hij vragen over financiële zaken beantwoorden, aankopen coördineren, materiële problemen raadplegen en oplossen en ervoor zorgen dat het project voldoende voorraden heeft om stilstand te voorkomen.
Coördinator
De projectcoördinator heeft meer gezag dan de dispatcher. Deze bevoegdheid betekent echter niet dat hij enig projectbeleid kan wijzigen. De informatie die de coördinator voor het senior management verstrekt, heeft doorgaans meer invloed dan die van de dispatcher. De grootte van het project bepaalt of de coördinator rapporteert aan een assistent-projectmanager of direct aan de projectmanager. Bedrijven eisen in veel gevallen dat de coördinator een specialisatie- of ervaringsdiploma heeft.
Taken van de coördinator
De coördinator ontmoet de managers van het hoogste niveau om de dagelijkse activiteiten van het project te synchroniseren, wat helpt om ervoor te zorgen dat het op tijd en tegen kosten wordt voltooid. Hij moet ervoor zorgen dat alle betrokkenen zijn taken en plichten begrijpen, en ervoor zorgen dat het project vooruitgaat op basis van de voltooiingsdata die zijn vastgesteld voor de verschillende fasen. Het staat in constante communicatie met de projectleiders en stelt belanghebbenden op de hoogte als er veranderingen optreden. Het helpt ook managers bij het beheersen van het budget en doet zaken met leveranciers.